外贸邮件技巧

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我毕业后第一家公司是一家美资咨询公司，专门销售美国进口商名录，因此对群发邮件的技巧深有感触，所以贴出此帖，希望能对各位网友的业务有所帮助。原文的作者应该是美国人，对电子邮件营销的理解可能和国内同行有所不同，但是我看绝大部分的建议都值得采纳.

由于我的资历尚浅，如有翻译不妥之处，还请各位网友指教，以便我及时改正，共同进步。谢谢。客户在哪里—网络！

如果你有一个明确的目标，并且遵循一些规律，那么Email（下称电子邮件）是你向全球范围内的客户推销产品的有效工具。这里的关键词是“如果”，那些没有明确目标且不遵循规律的人很快就会被人所厌恶，当然也很难有所作为。

某些美国进口商和批发商名录上包含这些公司的email地址和公司网站主页地址。 为什么电子邮件这么流行？首先是因为电子邮箱（email地址）很容易得到。当你通过网络服务提供商（ISP）注册一个前面提到过的URL（Uniform Resorce Locator，在Internet的WWW服务程序上用于指定信息位置的表示方法）网址的时候，你就自动有了若干个邮件地址。有一点很重要，那就是你的公司至少需要有三个电子邮件地址，客人会比较在意这一点，如果没有，他们会对你的公司产生某些怀疑.你的email地址“@”后面的部分就是你所注册的URL地址。例如，如果某公司网站地址是，那么这个公司的电子邮箱地址将是***@xiatao.com。客人们通常想知道他们回复的邮件会发到哪儿或者说是会发给谁，如此一来，你的邮件地址就需要特定，以便告诉客人他们的回信发到了你公司的哪个部门或者发给了哪个负责人。因此
[email protected]是一个非常失败的emial地址，因为它使你的潜在客人不知道他们的回信发到了你公司的哪个部门。
每一个经营出口业务的公司都应该有以下三个电子邮件地址: sale@.., export@.., and support@..; 那么前面提到的xiatao公司的三个email地址分别就应该是：[email protected], [email protected]及[email protected]. 前两个地址告诉你的客人他们的回信发到你公司的销售部和出口部，[email protected]这个地址告诉他们有疑问或下单后遇到问题时你的公司有个部门可以帮助他们解决。你的公司有了这三个email地址，更多的买家会认真对待你的公司。而没有这三个地址的话，客人就不知道该怎么联系你。

免费邮件地址（免费邮箱）= 失去许多订单！
你绝不应该使用像yahoo,hotmail,netvigator等提供的免费邮箱作为业务联系信箱！客人们不太相信此类信箱。切住网上的形象比面对面时的形象更为重要。当你用这种免费邮箱给进口商发推广信时，对方心里的第一个问题就是：这算是正式的发盘吗？这个人是不是想骗我？

用一个yahoo或者hotmail的免费邮箱，就好比用一部投币式的公用电话作为你公司的业务电话，就等于对客人说：“我们公司不太正规，没有电话，如果你打我们电话，我们会尽量跑出去办公室附近的投币公用电话去接！” 免费邮箱带来不了好消息。

不使用免费邮箱的众多理由中的另外一条就是安全性。客人的邮件中经常会有意无意地夹带些商业机密，这当中可能包含信用卡信息、银行账户信息以及绝密的公司信息。如果这些信息被发给一个专有的企业邮箱，比如[email protected]，则经由客人的电脑到他们的网络服务提供商，再到你公司的网络服务提供商，最后到达你的电脑，信息被人窃取的可能性就被降低了。

如果客人给一个免费邮箱如[email protected]发邮件，其中的商业机密通过中间几个网络服务提供商再到达出口商，那么信息被窃取的风险将大大增加，这就是为什么客人们不愿意使用免费邮箱的原因。
注册一个企业邮箱如[email protected]意味着客人已经购买了当地的网络服务，如果出了问题，他们可以通过网络服务找出问题。通常骗子公司为了骗人钱财才用免费邮箱，因为免费邮箱不需要正规注册，一旦出了问题，无处可寻。
解决问题的办法是：如果你现在用免费邮箱发推广信，那么停用它。在你的本地网络服务提供商处注册购买一个专属企业邮箱，之后你会戏剧性地体验到联系你的客人越来越多。
电子邮箱之所以流行的第二个原因是它廉价。它不需要你投资一分钱，需要投资的仅仅是你的时间，没有纸张、投递和信封的开销。
第三个原因是发信相对简单。你须有一个数据库（全球进口商名录的电子邮箱地址数据库，国内有公司出售）且必须保证及时更新。接下来就是编辑一封好的推广信。所以，任何一个会用word的人都会发email.
若方法正确则行之有效
推广你的产品有两种方法：对的和错的。我们先说对的。
首先，在发推广信之前你首先要获得对方的允许。也许你会问：“如果我不联系他们怎么知道他们允不允许？”问得很好！答案就是, 整理一下以前联系过你的潜在买家的邮件地址，然后给他们每人发一封邮件，问问他们是否愿意加入到你的“群发名单”里，很多人会回答愿意。
其次，你可以购买进口商的电子邮件地址目录。就是那些可能对你的产品感兴趣的公司的电子邮箱地址，但你仍然应该先给他们每人发一封邮件问问他们是否愿意接收你的推广信。征求他们允许你给他们发信的第三个方法就是让他们“自投罗网”：在你的公司网站上注明你的公司有定期的新产品发布，如果感兴趣的话，他们会预定你的服务并主动联系你。
例如，想开发美国市场的出口商，如果想每个月得到关于如何开拓美国市场的建议和市场报告的新闻邮件，可以到上预定。
对于那些你在交易会上搜集的公司和以前给你发过邮件的人，也有必要将他们的邮件地址加入你的“群发名单”里去，久而久之，你就会有一个很好的“群发名单”，他们都可能是你的潜在客户。
如果你开发了新产品，你可以给你“群发名单”的客人都发一封email告诉他们。但是发的次数不要太多。每两到三个月一封就足够了。少了，他们会忘记你，多了，他 们嫌你烦。
尽量使你的推广信显得吸引人。别光介绍你的新产品，还应介绍新产品有趣的地方。只有客人觉得能学到东西了他们才会去看你的邮件，如果仅仅是一封推广信，他们就有可能看也有可能不看了。
让你的推广信看起来像推广信，不要全用大写字母，也不要用缩写，写全称。
怎么样搞砸Email营销？
无论如何不要给一个你没有征得同意的客人发信，这是再糟糕不过的事情！
要将事情搞砸总是非常容易的。有一天你发现了一个公司邮箱地址，然后对自己说他们也许会对你的产品感兴趣：“呃不错。好，给他们发一封邮件吧，不成也没什么损失。” 其实你可以失去的东西很多。发给一个没有征得同意的人的邮件叫做“垃圾邮件”。这是非常不专业和不礼貌的行为。“垃圾邮件”是人们深恶痛绝的，因此，这也是最粗暴同时也是效率最低的网络营销。
简单的说，发垃圾邮件不是有效的营销手段，这是浪费时间，而且浪费的是两个人的时间：你自己的和莫名其妙收到你邮件的那个可怜虫的！
比这更糟糕的是：发送“垃圾邮件”对你的公司声誉是很大的伤害。而你也就成了“垃圾邮件制造者”，全世界的公司都会讨厌你。
由此可见，给那些你征求过意见的客人发邮件才是有效的。发垃圾邮件是无效而且是有害的，所以，请不要发垃圾邮件。
Email 推广的“要”与“不要”
发邮件前要得到对方的允许。
邮件内容要有趣，吸引人。
在邮件的最后要附上一段，告诉别人如果不再想收到你的邮件该怎么做。
邮件要短。没人喜欢看冗长的邮件。弄些超链接让客人直接点进你的公司网站了解更多信息。
客人的邮件一定要在一个工作日内回复。
一定要用可以区分你的公司和部门的专用企业邮箱。
绝对不要发垃圾邮件。
不要全用大写的字母写邮件，这让人感觉你在大叫或者在吼，还很粗暴。
不要用缩写。这是懒惰的表现。客人不喜欢和懒人做生意。他们会想：出口商居然懒到用 B.Rgds 代替 Best Regards, 那么他们肯定也会懒得去做一个好产品。
不要用[email protected]之类的免费邮箱。不安全。
不要让你的客人去猜他们的回复会发到哪儿去。例如，如果用[email protected]，那么邮件就有可能被公司的任何部门接收，客人想知道谁收到并且负责处理他们的邮件，一定要用sales@goldentextile的邮箱。
邮件中不要出现彩色字和艺术字，这是幼稚和不专业的表现，通篇用一个字号和黑色。
不要用黑色背景（黑底白字），这同样是不专业的表现，而且阅读起来很困难，坚持用白底黑字